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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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48000000 - Softwarepaket und Informationssysteme
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Customizing und Support vorhandener Open Source Software - ITSM iTop Aktenzeichen: ZVS 2025 Vergabe-Nr.: ZVS 2025 0488 Bezeichnung des Verfahrens: Customizing und Support vorhandener Open Source Software - ITSM iTop 1. Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung nach 9 UVgO 2. Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle Bezeichnung Stadt Bielefeld - Amt für Zentrale Leistungen Postanschrift Werner-Bock-Str. 38, 33602 Bielefeld Kontaktstelle Zentrale Vergabestelle Zu Händen von Elke Bunn Fax +49 521513350 Telefon +49 521513385 E-Mail-Adresse elke.bunn@bielefeld.de Hauptadresse (URL) https://www.bielefeld.de/ 3. Bezeichnung der den Zuschlag erteilenden Stelle Wie Ziffer 2 Bezeichnung Stadt Bielefeld - BIE-Digital - 100.52 Postanschrift Werner-Bock-Str. 38, 33602 Bielefeld 4. Bezeichnung der Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind Wie Ziffer 2 Adresse Elektronische Angebote werden über den Vergabemarktplatz des Landes NRW eingereicht. 5. Form der Angebote Zugelassen ist: die Abgabe elektronischer Angebote ausschließlich unter https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/ notice/CXX0YYDYTZJJR1Q5 der Angebote in Schriftform. 6. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung Art der Leistung: Da der Bestand an IT-Ausstattung im pädagogischen Netz der Schulen in Trägerschaft der Stadt Bielefeld (82 Schulen an 93 Standorten) in den vergangenen Jahren massiv angestiegen ist, ist der Einsatz eines Inventarisierungs- und eines Ticketsystems zur Steuerung von Incidents in den Schulen notwendig. Dieses soll die komplette Supportkette von Schule bis zur Stadt Bielefeld und zurück (bidirektional) abdecken. In diesem Inventarisierungssystem iTop wird der gesamte Hardwarebestand der städtischen Schulen inventarisiert. 1 09.12.2025 07:33 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung Die als Ticketsystem entwickelte Software iTop muss entsprechend für eine Inventarisierung und das Dashboarding der Hardware, das spezifische Ticketsystem und für die Ausleihe des Hardwarebestandes weiterentwickelt werden. Grundsätzlich muss das System inklusive aller Weiterentwicklungen der EU-DSGVO unter Einhaltung der deutschen Rechtsvorschriften entsprechen. Neben dem Customizing von iTop ist ein dauerhafter Support der Anwendung notwendig, damit entsprechende Betriebsbeeinträchtigung aus der Software heraus und ein nachhaltiger Einsatz in den Schulen gewährleistet wird. Von diesem Support ausgenommen ist das Hosting bei den Stadtwerken Bielefeld und die Serverbetreuung in den Schulen. Umfang der Leistung: Da der Bestand an IT-Ausstattung im pädagogischen Netz der Schulen in Trägerschaft der Stadt Bielefeld (82 Schulen an 93 Standorten) in den vergangenen Jahren massiv angestiegen ist, ist der Einsatz eines Inventarisierungs- und eines Ticketsystems zur Steuerung von Incidents in den Schulen notwendig. Dieses soll die komplette Supportkette von Schule bis zur Stadt Bielefeld und zurück (bidirektional) abdecken. In diesem Inventarisierungssystem iTop wird der gesamte Hardwarebestand der städtischen Schulen inventarisiert. Die als Ticketsystem entwickelte Software iTop muss entsprechend für eine Inventarisierung und das Dashboarding der Hardware, das spezifische Ticketsystem und für die Ausleihe des Hardwarebestandes weiterentwickelt werden. Grundsätzlich muss das System inklusive aller Weiterentwicklungen der EU-DSGVO unter Einhaltung der deutschen Rechtsvorschriften entsprechen. Neben dem Customizing von iTop ist ein dauerhafter Support der Anwendung notwendig, damit entsprechende Betriebsbeeinträchtigung aus der Software heraus und ein nachhaltiger Einsatz in den Schulen gewährleistet wird. Von diesem Support ausgenommen ist das Hosting bei den Stadtwerken Bielefeld und die Serverbetreuung in den Schulen. Haupterfüllungsort: Amt für Schule, Niederwall 23, 33602 Bielefeld Weitere(r) Erfüllungsort(e): BIE-Digital (100.52), Werner-Bock-Straße 38, 33602 Bielefeld 7. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose Eine Aufteilung in Lose wird nicht vorgenommen. 8. ggf. Zulassung von Nebenangeboten Nebenangebote werden nicht zugelassen. 9. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist Auf Grund des sich immer weiter aufbauenden Bestandes ist es notwendig, dass zeitnah das Customizing durchgeführt werden kann. Im Jahr 2026 sollen weitere 14.000 Endgeräte in die Schulen ausgerollt werden. Für diesen Rollout ist ein vollständig betriebsbereites ITSM aus arbeitsökonomischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten notwendig, damit eine unmittelbare Datenpflege erfolgen kann. Daher ist es unabdingbar, dass zu Beginn des Schuljahres 2026/27 (01.08.2026) das Customizing der OpenSource-Software iTop mit der Erweiterung zu einem Inventarisierungs- und Ticketsystem abgeschlossen ist und im Produktivsystem zur Verfügung steht. Die Schulen können zum 01.08.2026 mit dem für die Stadt Bielefeld angepassten und weiterentwickelten iTop arbeiten und ein Support wird gewährleistet. Die Bereiche Ausleihtool sowie Dashboard-Tool müssen bis zum 31.12.2026 zur Verfügung stehen. Dies beinhaltet auch die Durchführung der Schulungen. Die Schulen können zum 31.12.2026 mit dem für die Stadt Bielefeld angepassten und weiterentwickelten iTop arbeiten und ein Support wird gewährleistet. 10. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können Adresse zum elektronischen Abruf: https://www.vergabe-westfalen.de/VMPSatellite/notice/CXX0YYDYTZJJR1Q5/documents 2 09.12.2025 07:33 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung Hinweise zu Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit sind den Nutzungsbedingungen des Vergabemarktplatzes NRW zu entnehmen. Anschrift der Stelle Wie Ziffer 2 Adresse 11. Ablauf der Angebotsfrist 19.01.2026 10:30 Uhr 12. Ablauf der Bindefrist 15.03.2026 13. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen 14. Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind 17 VOL/B 15. Vorzulegenden Unterlagen Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung: - Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechts-vorschriften des Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewer-betrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Ab-gabe der Angebote wiedergibt. Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslandes besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und dar-über, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Betriebsbeschreibung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Dem Angebot ist eine kurze Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bewerbers soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers möglich ist. Ein Verweis auf den Internetauftritt oder die Angabe eines Links ist unzulässig. - Betriebshaftpflichtversicherung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Die Haftpflichtversicherung gem. Ziffer 17.2 EVB-IT Erstellungsvertrag (gem. Ziffer 18.1 EVB-IT Erstellungsvertrag-AGB) muss im gesamten Vertragszeitraum fortbestehen. Auf Anforderung des Auftraggebers ist ein Nachweis vorzulegen. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Referenzen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter muss mind. 2 Referenzen mit folgenden Anforderungen benennen: Lieferung eines Ticket- und Inventarisierungssystems - innerhalb der letzten drei Kalenderjahre, - an zwei Auftraggeber aus der öffentlichen Verwaltung innerhalb der Bundesrepublik Deutschland - Einsatz im Produktivumfeld des Ticket- und Inventarisierungssystems seit mindestens einem Jahr - für mindestens 10.000 Assets Sonstige Unterlagen: - Eigenerklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (mittels Eigenerklärung vorzulegen) Bedingungen an die Auftragsausführung: 3 09.12.2025 07:33 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung - Eigenerklärung zum eingesetzten Personal (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter legt eine Eigenerklärung vor, dass das eingesetzten Mitarbeitenden die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift beherrschen und ihnen die Berufsausübung in Deutschland gestattet ist. 16. Angabe der Zuschlagskriterien Wertungsmethode: Wirtschaftlich günstigstes Angebot gemäß der im Anschreiben oder den Vergabeunterlagen angegebenen Kriterien. 17. Berücksichtigung von Werkstätten für behinderte Menschen und von Inklusionsbetrieben Sofern das Angebot einer anerkannten Werkstätte für behinderte Menschen oder einer anerkannten Blindenwerkstätte oder diesen Einrichtungen vergleichbare Einrichtungen (nachfolgend bevorzugte Bieter) ebenso wirtschaftlich wie das ansonsten wirtschaftlichste Angebot eines insofern nicht bevorzugten Bieters ist, so wird dem bevorzugten Bieter der Zuschlag erteilt. Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Angebote wird der von den bevorzugten Bietern angebotene Preis mit einem Abschlag von 15 von Hundert berücksichtigt. Voraussetzung für die Berücksichtigung des Abschlags ist, dass die Herstellung der angebotenen Lieferungen zu einem wesentlichen Teil durch die bevorzugten Bieter erfolgt. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Wertschöpfung durch ihre Beschäftigten mehr als 10 % des Nettowerts der zugekauften Waren beträgt. 18. Sonstiges Der Auftragnehmer ist zur Einhaltung der Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes NordrheinWestfalen verpflichtet.____ Zuschlags und Bewertungskriterien für Angebote: 1. Angebotspreis: Gewichtung 60%; erreichbare Bewertungspunkte max. 60___ 2. Konzept Projektvorgehen und zeitlicher Ablauf: Gewichtung 20%, Leistungspunkte max. 10, erreichbare Leistungspunkte max. 20___ 3. Bewertung der Projektleitung anhand zweier erfolgreichen Referenzen über den Einsatz als Projektleitung in einem vergleichbaren IT-Projekt im öffentlichen Dienst, vorrangig im Bereich von Schulen: Gewichtung 20%, Leistungspunkte max. 10, erreichbare Bewertungspunkte max. 20___ Wertungspunkte zum Angebotspreis siehe Vergabeunterlagen Seite 13.___ Zu Kriterium 2 - Konzept Projektvorgehen und zeitlicher Ablauf: Die Bewertung des Projektkonzeptes erfolgt durch eine fachkundige Jury (mindestens 3 Personen) des Auftraggebers unabhängig voneinander anhand der vom Bieter gemachten Angaben / eingereichten Unterlagen. Bewertet wird, ob die Themenbereiche differenziert berücksichtigt und dargestellt wurden und ob die Darstellung nachvollziehbar ist. Bei der Punktvergabe für die Bewertungskriterien werden als Unter- bzw. Feinkriterien folgende Aspekte betrachtet: - Skizzierung der Projektvoraussetzungen und der Projektorganisation (Arbeitspakete, Projektorganisation des Projektzeitraums) - logischer Aufbau - Nachvollziehbarkeit - Folgerichtigkeit - Zielorientierung - Verständlichkeit Bewertung des Kriteriums "Konzept": 0 - 1 Leistungspunkte: Das Konzept des Anbieters wird als unzureichend bewertet. Es enthält gravierende Lücken und/oder zahlreiche Schwächen.___ 2 - 3 Leist.-punkte: Das Konzept des Anbieters ist (noch) ausreichend. Anforderungen wurden zwar erkannt, jedoch qualitativ nicht zu-reichend bewertet und umgesetzt. Es sind Schwächen erkenn-bar, die mit größerem Aufwand zu beheben wären. ___ 3 - 5 Leist.-punkte: Das Konzept des Anbieters ist zufriedenstellend. 4 09.12.2025 07:33 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung Die Anforderungen wurden erkannt und richtig, allerdings mit wenigen erkennbaren Schwächen, umgesetzt. ___ 6 - 8 Leist.-punkte: Das Konzept des Anbieters ist gut. Es sind keine bzw. einfach zu korrigierende Schwächen erkennbar. Es liegen jedoch auf keine/kaum hervorstechenden Leistungen vor.___ 9 - 10 Leist.-punkte: Das Konzept des Anbieters ist sehr gut bis hervorragend. Anforderungen werden in besonderer Weise erfüllt. Das Konzept setzt besondere Akzente.___ Es können maximal 10 Leistungspunkte = 20 Wertungspunkte erzielt werden. Von den Jurymitgliedern werden nur volle Leistungspunkte ohne Nachkommastellen vergeben. Aus den Einzelbewertungen der Jurymitglieder wird je Bewertungskriterium ein Mittelwert, gerundet auf 2 Nachkommastellen, gebildet, der als erreichte Leistungspunktzahl berücksichtigt wird.___ Beim Kriterium 2 muss mindestens eine Bewertungspunktzahl von 10 erreicht werden. Ansonsten wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.___ Zu Kriterium 3 - Bewertung der Projektleitung: Bewertung der Referenzen der externen Projektleitung in vergleichbaren Projekten des öffentlichen Dienstes.___ Es müssen mindestens zwei erfolgreiche Referenzen des Projektleiters über den Einsatz als Projektleitung in einem vergleichbaren IT-Projekt im öffentlichen Dienst, vorrangig im Bereich von Schulen eingereicht werden.___ Als vergleichbar gilt eine Referenz, wenn die Referenz nicht älter als 3 Jahre ist. Die Anzahl der mobilen und stationären Endgeräte, die betrachtet wurden, soll mindestens 10.000 Stück betragen.___ Die Referenzen sind darzulegen, aus denen die erbrachten Leistungen und der Zeitraum der Leistungserbringung sowie Name und Ansprechpartner (mit Telefonnummer) des jeweiligen Auftraggebers hervorgehen sollen (gem. Art. 6 EU-DSGVO ist das Erheben, Speichern, Verändern und Nutzen von Daten dieser Art zulässig, da dies zur rechtmäßigen Erfüllung der in der Zuständigkeit der Stadt Bielefeld liegenden Aufgaben erforderlich ist).___ Die Bewertung der Referenz erfolgt durch eine fachkundige Jury (mindestens 3 Personen) des Auftraggebers. Von den Jurymitgliedern werden nur volle Leistungspunkte ohne Nachkommastellen vergeben. Aus den Einzelbewertungen der Jurymitglieder wird ein Mittelwert, gerundet auf 2 Nachkommastellen, gebildet, der als erreichte Leistungspunktzahl berücksichtigt wird.___ 0 - 1 Leistungspunkte: Die Erfüllung der in dieser Ausschreibung geforderten Aufgabenstellung durch die eingereichte Referenz wird als unzureichend bewertet. Sie entspricht der Aufgabenstellung nur in geringen Teilen.___ 2 - 3 Leist.-punkte: Die Erfüllung der in dieser Ausschreibung geforderten Aufgabenstellung durch die eingereichte Referenz wird als (noch) ausreichend bewertet. Sie entspricht der Aufgabenstellung lückenhaft oder die Anzahl der mobilen und stationären Endgeräte, die betrachtet wurden, beträgt weniger als 10.000 Geräte.___ 3 - 5 Leist.-punkte: Die Erfüllung der in dieser Ausschreibung geforderten Aufgabenstellung durch die eingereichten Referenzen wird als zufriedenstellend bewertet. Sie entspricht der Aufgabenstellung zu circa 50 % oder die Anzahl der mobilen und stationären Endgeräte, die betrachtet wurden, beträgt weniger als 10.000 Geräte.___ 6 - 8 Leist.-punkte: Die eingereichte Referenz entspricht überwiegend der Aufgabenbeschreibung. Die Anzahl der betrachteten Endgeräte beträgt mindestens 10.000 Stück oder eine geringere Anzahl wird durch die Übereinstimmung mit dieser Aufgabenbeschreibung (z. B. Betrachtung einer Schul-IT) ausgeglichen.____ 5 09.12.2025 07:33 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung 9 - 10 Leist.-punkte: Die eingereichte Referenz entspricht der Aufgabenstellung vollumfänglich. Es handelt sich zudem um die Betrachtung einer IT für den Schulbereich. Die Anzahl der betrachteten Endgeräte beträgt mindestens 10.000 Stück.___ Es können maximal 10 Leistungspunkte = 10 Wertungspunkte pro Referenz erzielt werden. Von den Jurymitgliedern werden nur volle Leistungspunkte ohne Nachkommastellen vergeben. Aus den Einzelbewertungen der Jurymitglieder wird je Bewertungskriterium ein Mittelwert, gerundet auf 2 Nachkommastellen, gebildet, der als erreichte Leistungspunktzahl berücksichtigt wird.___ Beim Kriterium 3 muss mindestens eine Bewertungspunktzahl von 5 pro Referenz erreicht werden. Ansonsten wird das Angebot von der Wertung ausgeschlossen.___ Wirtschaftlichstes Angebot: Die erzielten Wertungspunkte der drei Kriterien werden zusammengerechnet. Das Angebot mit der höchsten Wertungspunktzahl erhält den Zuschlag. Bei Punktgleichheit erhält das Angebot mit der höheren Wertungspunktzahl bei Kriterium 2 den Zuschlag. Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 13.01.2026 Teilnahmebedingungen Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung zu überprüfen: Eintragung in ein Berufs- /Handelsregister Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs nach Maßgabe der Rechts-vorschriften des Landes der Europäischen Union oder des Vertragsstaates des EWR-Abkommens, in dem der Bieter ansässig ist, oder ein gleichwertiger Nachweis zum Gewer-betrieb, sofern dieser nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist. Der Berufs- oder Handelsregisterauszug ist dann aktuell, wenn dieser - unabhängig vom Datum der Erstellung - die tatsächlichen Gegebenheiten zum Zeitpunkt der geforderten Frist zur Ab-gabe der Angebote wiedergibt. Falls keine Eintragungspflicht im Berufs- oder Handelsregister des Herkunftslandes besteht, ist eine Eigenerklärung, weshalb für den Bieter keine Eintragungspflicht besteht und dar-über, wer die vertretungsberechtigten Personen sind, einzureichen. Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu überprüfen: - Betriebsbeschreibung Dem Angebot ist eine kurze Betriebsbeschreibung beizufügen. Das Tätigkeitsgebiet des Bewerbers soll so hinreichend beschrieben werden, dass eine Beurteilung von Fachkunde und Leistungsfähigkeit des Bewerbers möglich ist. Ein Verweis auf den Internetauftritt oder die Angabe eines Links ist unzulässig. - Betriebshaftpflichtversicherung Die Haftpflichtversicherung gem. Ziffer 17.2 EVB-IT Erstellungsvertrag (gem. Ziffer 18.1 EVB-IT Erstellungsvertrag-AGB) muss im gesamten Vertragszeitraum fortbestehen. Auf Anforderung des Auftraggebers ist ein Nachweis vorzulegen. Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zu überprüfen: Referenzen Der Bieter muss mind. 2 Referenzen mit folgenden Anforderungen benennen: Lieferung eines Ticket- und Inventarisierungssystems - innerhalb der letzten drei Kalenderjahre, - an zwei Auftraggeber aus der öffentlichen Verwaltung innerhalb der Bundesrepublik Deutschland 6 09.12.2025 07:33 Uhr - VMS 12.4.0.1205 VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung - Einsatz im Produktivumfeld des Ticket- und Inventarisierungssystems seit mindes-tens einem Jahr - für mindestens 10.000 Assets Eine Liste mit den o. g. Referenzen solls dem Angebot beigefügt werden. Dabei sind Auftragsvolumen, Liefer- bzw. Erbringungszeitraum und möglichst ein An-sprechpartner (mit dessen Kontaktdaten, Telefonnummer und E-Mailadresse) des Refe-renzgebers anzugeben. Hinweis: Eine Referenz kann grundsätzlich nicht gewertet werden, wenn sie nicht über-prüft werden kann (vgl. VK Hessen, Beschluss vom 18. Dezember 2017, 69d-VK-2-38/2017). Ein Verweis des Bieters, dass datenschutzrechtliche Vorgaben der Benennung von Referenzauftraggebern entgegenstehen, ist daher nicht zulässig. Sonstige Bedingungen Es dürfen keine Ausschlussgründe gem. 123 ff GWB ( 42 VgV bzw. 31 Abs. 1, 2 UVgO) vorliegen. Das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe ist anhand des beigefügten Vordruckes "Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. 123 ff GWB" zu bestätigen. Nachweise hierzu (u.a. Bescheinigungen in Steuersachen des Finanzamtes, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkassen, des Steueramtes der Kommune sowie der Berufsgenossenschaft) sind auf besondere Aufforderung vor Auftragserteilung beizubringen (nicht älter als 6 Monate, Stichtag ist das Ende der Angebotsfrist). Bekanntmachungs-ID: CXX0YYDYTZJJR1Q5 Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/vmp-westfalen/2025/12/53279079.html Data Acquisition via: p8000001 |
